Como não perder tempo em Reuniões!!..Reuniões Produtivas!!

É indiscutível a importância de Reuniões dentro da sua empresa, mas o quanto elas são eficazes e produtivas?

Gerenciar uma reunião requer competência, preparo.

Digamos que você tenha um projeto e precise fazer uma reunião para determinar os rumos deste. Não adianta fazer uma reunião se não planejar tudo, será improdutivo e sem foco. 

Sintetizei algumas dicas que podem dar uma ajuda:

• Há necessidade de uma reunião?Ela pode ser feita por contato telefônico/email?
• Defina os objetivos da reunião (planejamento, solução de problemas, decisões, etc.).
• Quais setores precisão estar presentes ( nem sempre é necessários todos, defina o objetivo e setorize, até para não haver dispersão, estabeleça o projeto, comunique à todos sobre e faça uma reunião com cada setor para definir a estratégia e assim sucessivamente definir o foco do projeto).
• Defina antecipadamente à todos os participantes da reunião a agenda do que será discutido na reunião.
• Determine o horário do inicio e o final da reunião.
• Evite distrações e conversas paralelas, assuma o controle, desde os assuntos até entre discussão e contra pontos.
• Sintetize uma ata com os aspectos firmados na reunião sobre decisões, prazos, passos, responsáveis por cada parte do projeto, envie posteriormente à todos envolvidos.
• Tenha um lugar adequado com todos instrumentos necessários, data show, bloco de anotações, internet, etc.
• Deixe o espaço confortável, não esqueça também de café, água, etc.

Faça o minimo de reuniões, mas também quantas forem necessárias para atingirem o resultado final.

Não esqueça de fazer uma reunião com toda equipe após o resultado, parabenizando o empenho e dedicação de sua equipe.

"Equipe reconhecida se torna muito mais motivada, produtiva e eficiente".

Adriani Gonçalves