5 Dicas para Organizar Documentos!

Por mais que estejamos na era digital, onde pagar contas fica a um clic, guardar documentos ainda é necessário. 

E para   manter tudo no lugar vou passar algumas dicas para facilitar o processo de uma forma funcional e prática na qual você possa encontrar e guardar.

Existem 5 etapas para organizar documentos:

1. Reúna todos documentos e separe por categorias: Cartão de crédito, luz, água, etc.
2. Descarte: alguns documentos tem prazo para serem guardados. Algumas concessionárias de serviços enviam a quitação de débitos ou você pode solicitar, sendo assim guarde apenas este comprovante e descarte os docs; 
3. Separe os documentos em categorias e dentro destas categorias crie subpastas: Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico;
   
   Finanças – contas bancárias, cartões de crédito, hipotecas, investimentos;
   
   Propriedades – recibos relativos à casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas, água, luz condomínio, telefonia, TV a cabo, etc.;
   
   Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral;
   
   Registros médicos;
   
   Registros veterinários;
4. Organize em pastas, caixas arquivos ou pastas sanfonadas;
5. Contas à pagar: tenha um único lugar para estas contas, use uma bandeja, uma caixa ou pasta, assim você não perde os prazos;

Segue tabela de prazos dos documentos:

1 ano

♦ Contratos de seguro

♦ Canhotos do cartão de crédito

♦ Extratos bancários e dos cartões de crédito

5 anos

♦ Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)

♦ Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)

♦ Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)

♦ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais

♦ Comprovantes de pagamento de aluguel

♦ Comprovantes de pagamento de cartões de crédito

♦ Comprovante de pagamento de mensalidades escolares

♦ Comprovante de pagamento de cursos livres

10 anos

♦ Declarações de quitação do pagamento de condomínio

Para sempre

♦ Documentos pessoais

♦ Certidões

♦ Passaportes

♦ Escrituras

♦ Carnês do INSS

♦ Hollerites

♦ Testamento

Como eu faço com meus documentos:

Para o ano vigente, tenho uma pasta com repartições para cada tipo de doc. Ex.: luz, água, cartão crédito, telefonia, etc.;

Já organizei por meses, deixava todos docs juntos do mês vigente, mas achei mais fácil separar como disse acima, depois grampeio e guardo;

No final do ano, coloco tudo em um envelope, identifico o ano e guardo em uma pasta de arquivo morto junto aos outros anos;

Para documentos importantes como certidões, seguros, etc., tenho uma pasta com repartição e identificada para cada documento.

Para as contas à pagar tenho uma prancheta que deixo no meu campo de visão, para não esquecer.

Não é muito difícil, só é necessário escolher um método que se torne eficiente.

Comece o ano organizado.

Adriani Gonçalves

AG