Como organizar a festa de Final de Ano na empresa!!

Ok, todas empresas ou na sua maioria fazem sua festa de confraternização no final de ano, para muitos é só um roteiro. Mas para mim vai além. É o momento de brindar o ano que se termina (bom ou ruim) e festejar o novo que iniciará. Conforme a festa e o público, pode ser também uma excelente oportunidade para estreitar relacionamentos com outras pessoas e empresas.

Confraternizar passa a mensagem de quanto a empresa se importa com seus funcionários e, ao mesmo tempo, os funcionários têm a oportunidade de se envolver mais com a empresa. Ou seja, a festa será a finalização de um ano todo. Então, faça deste momento o melhor do ano! Tim tim!

Segue algumas dicas para organizar esta festa:

Organização da festa de final de ano

Determine uma pessoa ou equipe que ficará responsável pelos detalhes. O ideal é contratar uma empresa/profissional terceirizada para esse tipo de tarefa. Eventos podem ser bastante complicados e você com certeza quer a equipe focada em fechar as metas do ano, né?

Levante todos os pontos, verba, número de pessoas, tipo de comida, atividades, amigo secreto, brindes, premiações, local, bebidas, música, horário, decoração,  etc. A partir destes dados crie o cronograma e um checklist.

Local

Irá depender muito da quantidade de pessoas. Se for um número pequeno, escolha um salão com infraestrutura (espaço para circulação, cozinha, banheiros, microfone, telão), se for uma empresa grande escolha um salão maior ou até mesmo uma sede campestre (que possua  infraestrutura para as atividades planejadas).

É bem interessante “sair do escritório”, se for possível. Um acontecimento importante como esse requer um local especial para sair da rotina! Não precisa ser um local muito caro, muitas vezes pode ser até um restaurante ou um bar que feche para eventos. Vale a pena pesquisar!

Número de pessoas e convite

Decida se a festa será apenas para colaboradores, se vai incluir as famílias ou ainda se é aberta para clientes, fornecedores e parceiros. Depois de definido, informe faça um convite. Pode ser impresso ou virtual, mas pense que convites impressos funcionam melhor com o público “de fora”: clientes, fornecedores e parceiros. Reforce a importância da presença de todos e peça a confirmação. Depois, calcule uma margem de 10% para mais e trabalhe com esse número.

Importante lembrar de colocar no convite o dresscode do evento, informar se é aberto para a família e outros convidados e ainda esclarecer caso esteja planejando alguma atividade diferente.

Sobre abrir ou não o evento para a família: esse é um dilema enfrentado por muitas empresas e, por vezes, faz com que alguns funcionários não participem da festa por não poderem levar suas famílias.

Existem os dois lados:

Bom: A integração empresa/família, se houver a liberdade de levar, tenha espaço para os pequenos, contrate uma recreacionista, pois assim os pais conseguiram se divertir. E o bom senso de ambas partes é essencial.

Ruim: Infelizmente o ciúmes é o maior problema nestes casos, o funcionário não consegue se divertir, pois tudo poderá causar mal estar.

Aconselho a regarem a um consenso.

Alimentação e bebidas

Tudo dependerá da verba, claro. Eu acho melhor optar por coquetel, por ser prático de servir e de calcular. Uma empresa ou profissional especializado ajuda a definir a melhor solução para seu caso e calcula as quantidades certas.

Calcule em média 15 salgados por pessoa, docinhos em média 6 por pessoa, pratos em média 300 gramas por pessoa. Já para as bebidas, inicie com bebidas sem álcool, refrigerantes, sucos e coquetéis de frutas (evita que as pessoas que não tenham comido nada se alcoolizem). Alguns números:

• 1 garrafa de vinho ou Champanhe serve três pessoas
• 1 garrafa de whisky serve 20 pessoas
• 1 garrafa de cerveja 600 ml serve 1 pessoa

 Decoração

Deixe o local mais aconchegante e bonito, abuse da criatividade. Se for em uma sede campestre o local já fala por si, então deixe para decorar apenas onde será servido a refeição.

Flores são muito bonitas e, se for à noite, você também pode usar velas.

Atividades

Em sedes campestres possuem cronogramas de atividades muito legais, escaladas, passeios ecológicos, piscina, jogos pitbool, gincanas, sinucas, etc.

Cabines com fotos são as top do momento, registram sua foto e podem ser enviadas direto para suas redes sociais ou impressas na hora! (Aqui em Porto Alegre o Jogo de Damas usou a Photoprint no evento do Dia Global do Empreendedorismo Feminino).

Plaquinhas com dizeres também, pessoas adoram para selfies, só tome cuidado com as frases. O importante é que todos se divirtam.

Premiações/ brindes

A empresa pode premiar ou dar brindes aos seus funcionários, não sou a favor de sorteios pois nem todos ganham.

Pode fornecer prêmios melhores e presentear por categoria:

• Melhor atendente
• Melhor Vendedor
• Profissional destaque
• Melhor Gerente
• Gerente Destaque
• Reconhecimento da Equipe
• Reconhecimento dos Clientes (Peça para os clientes votarem nos funcionários).

Brindes devem ser dados à todos (agenda da empresa ou algo que remeta à empresa).

Amigo secreto:

Existem diversos tipos de amigo secreto, mas o ideal é o que não haja constrangimento, tanto para quem dá tanto para quem recebe. Se tirar o chefe? Se tirar uma pessoa que não conheça tão bem?, etc., muitos são os fatores que podem acabar com a brincadeira.

Dicas:

• Estipule o valor
• Gosto do presente único,você compra um presente unissex dentro do valor estipulado, e na hora de presentear você sorteia o nome do amigo secreto (havendo no papel o nome, a característica e o setor, se a empresa for grande e você não conhecer todas as pessoas).
• Fuja de presentes que seriam muito pessoais (perfumes, roupas, roupas íntimas, qualquer coisa que possa trazer constrangimento)
• Acessórios de informática, periféricos (pen drives, mouses, porta tablets,etc.), livros ( de negócios), avalie a área, auto ajuda é pessoal, você além de ajudar pode constranger a pessoa, canecas térmicas customizadas. Existem lojas com presentes diferentes e muito legais, seja criativa e use o bom senso.

Gafes:

Saiba que a festa é a extensão na empresa, haverá o dia depois, então evite certas atitudes:

• Não exagere na bebida
• Vista-se de maneira apropriada
• Não seja vulgar e inconveniente
• Não saia flertando com todos(as)
• Não como  como se fosse sua última refeição
• Dance, se divirta, mas nada de subir em mesas ou coisas toscas, você estará sendo observado ou pior filmado, aí já sabe “É REDE”
• Não fique falando somente sobre trabalho (você terá o ano todo para isto)
• Não tente ser amigo íntimo do chefe, pega mal!

Obs.: Se você cometeu alguma gafe, desculpe-se de maneira formal.

Divirtam-se e estabeleçam relacionamentos saudáveis e fortes.

BOAS FESTAS!