sexta-feira, 30 de agosto de 2013

DICAS DE ESPECIALISTA!!

Lucas Hoogerbrugge é graduado em Gestão de Comércio Internacional pela Unicamp e tem experiência nas áreas de Desenvolvimento de Clientes, Marketing, e Relacionamentos. Hoje no Empreendemia é gerente de Marketing e é um dos editores do Saia do Lugar.

 

 SOBRE ORGANIZAÇÃO

Cerca de dois anos atrás minha vida era bem mais calma e não tinha problemas de organização já que não trabalhava e a rotina da faculdade era relativamente tranquila. Se você não tem muita coisa para fazer, é bem fácil se organizar, certo? Assim sendo, o que era muito importante eu simplesmente escrevia na mão e isso era suficiente.
Entretanto, as coisas mudaram e logo que entrei no mercado de trabalho, o quesito organização começou a se tornar um complicador. Milhares de tarefas surgiram e comecei a ficar perdido com tanta coisa para fazer, já que nunca tinha passado por uma experiência semelhante.
O formalismo da indústria: Tentando organizar o dia em um mamute de papel
No meu 1º emprego, em uma grande multinacional, eu era subordinado a várias pessoas e cada uma delas fazia pedidos diferentes, muitas vezes sem relação entre si. Isso gerava um grande volume de tarefas dispersas, que eu gerenciava com uma agenda de papel.
Até certo ponto, essa forma de organização servia, mas acabava tendo dificuldades em priorizar as tarefas e definir importância para elas. Sem falar de ter que carregar um mamute de papel por todo o lado – apesar do caderno ser bonitão, dificilmente era prático.
Rotina de um empreendedor: A lendária técnica de anotar na mão
Pouco tempo depois, vim para a Empreendemia e as dificuldades em me organizar mudaram bastante, já que a vida de um empreendedor é bem diferente da rotina de um funcionário de indústria.
Como a vida empreendedora é mais dinâmica, precisava mudar as tarefas várias vezes por dia e o problema de priorização transformou-se em falta de agilidade e dinamicidade.
Como o caderno não estava funcionando, mudei de hábito e comecei a organizar meu dia a dia em um papel, além de voltar a anotar na mão as tarefas mais importantes. Claro que esses métodos me deram mais agilidade, mas ainda assim, acabava me perdendo na papelada e encurtava tudo o que ia anotar, para caber na minha mão.
Depois da tempestade…
Como depois da tempestade, sempre vem a bonança, em um momento de epifania cheguei à conclusão que apenas uma boa ferramenta de organização de tarefas não era suficiente para melhorar essa parte da minha vida.
Decidi então sair em busca da verdade sobre a organização, o universo e tudo mais.
Durante essa jornada, cheguei à conclusão que havia algumas coisas que podiam me ajudar a alcançar o estado da arte da produtividade.
Separe um tempo para planejar seu dia
Toda manhã eu separo um tempo para avaliar o que fiz no dia anterior e o que preciso fazer hoje. Nesse período, paro para avaliar meu dia de uma maneira mais sistêmica e estimo o tempo que levarei para fazer as tarefas. Isso ajuda a ver se terei tempo para tudo o que preciso fazer dentro das 24h e como vou priorizar essas atividades. Todos gostaríamos de 30h, mas infelizmente, estamos presos nas 24h.
Deixe folga para imprevistos
Nesse processo de planejamento, também tive que me acostumar a deixar folgas no meu planejamento para imprevistos, que sempre acontecem. Não adianta deixar uma agenda apertada, uma vez que qualquer imprevisto vai acabar com a sua organização.
Foque no que é importante
Um empreendedor tem muita coisa a fazer e não tem tempo a perder, então é muito importante separar o joio do trigo. Com o tempo fui vendo que estava dando muita atenção para o joio e isso acabava me espremendo para fazer as atividades que eram importantes.
Para mudar essa situação, dentro do meu planejamento fazia questão de identificar o que era essencial. Então na prática, simplesmente passei a me policiar perguntando: Isso que eu estou fazendo, realmente é o que eu tinha me proposto a fazer?
Reserve horários para atividades específicas
Como meu dia é dividido entre tarefas recorrentes e projetos novos, comecei a separar alguns horários para os processos repetitivos e deixo o resto do dia livre para os trabalhos mais criativos.
Use uma boa ferramenta de organização
Quando vi que a maior parte dos meus problemas de organização era mais de hábitos do que a falta de uma ferramenta, reorganizei a maneira com que gerenciava meu dia a dia. Essa mudança de hábito me trouxe algumas melhorias, porém ainda me faltava algum lugar para compilar todas as atividades que tinha que fazer de forma rápida, fácil e que contemplasse meu mais novo método.
Esse lugar mágico que encontrei foi o Tarefas, aplicativo de organização de tarefas do EmpreendeKit. Quando comecei a usá-lo senti uma sensação de plenitude, pois foi realmente o momento que me senti completo com a mudança de hábitos, como se o ciclo da produtividade infinita houvesse fechado.
Sendo simples e rápida, essa ferramenta permite que eu arraste minhas tarefas de um dia para outro e defina o que é importante ou não. Essas características estão 100% alinhadas com o que eu precisava: uma ferramenta extremamente dinâmica!
Além disso, o EmpreendeKit também me ajudou em algo essencial: pelo fato de eu poder, dentro dele, gerenciar meus clientes e finanças, eu consigo num lugar só organizar a gestão da empresa inteira – gastando menos tempo com organização e investindo tempo no que importa: projetos, vendas e clientes (veja mais sobre o EmpreendeKit aqui).
Foi muito difícil conseguir chegar a um nível de organização satisfatório. Parar para respirar e avaliar o que podia fazer para melhorar foi fundamental.
Escolher uma ferramenta que fosse simples e se adequasse às minhas necessidades foi tão importante quanto, já que sem ela o método não adiantaria nada.


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