Todo final de ano, na maioria das empresas, há uma festa de confraternização na qual todos os convidados são funcionários que desfrutam de algumas horas de diversão e descontração.
E, claro, sempre tem aquele que fica responsável por organizar esse evento inteirinho.
Sempre a pessoa que ficar responsável pelo evento , não precisá se preocupar com o dinheiro. As empresas geralmente pagam por todas as despesas.
É preciso lembrar apenas que a verba pode ser limitada e cabe a pessoa responsável fazer o melhor com ela.
Mas como administrar o dinheiro recebido - sendo ele muito ou pouco - da melhor forma possível, transformando a confraternização agradável e sem gafes?
"A primeira coisa que eu recomendo é contratar os melhores fornecedores ou o resultado pode ser um desastre".
O objetivo da festa é todos saírem confortáveis e felizes e não fazer com que ela acabe mais cedo.
O melhor fornecedor não é necessariamente o mais caro. "A maioria das pessoas vai logo no mais barato. E a festa, às vezes, pode não ser tão bacana, porque ela economizou por besteira".
"As pessoas acham que contratar alguém especializado é muito caro, mas não é bem assim. Os, organizadores, tem um enorme poder de negociação e podem conseguir descontos".
Se não souber por onde começar, sempre fale com alguém de confiança que sabe o que faz e pode orientar. "Normalmente quem fica responsável pela festa tem outras funções na empresa e não apenas a de organizador", .
Outro ponto importante para sua festa ser um sucesso é saber qual o objetivo da empresa com esse evento, além de conhecer o espírito dos convidados e da própria empresa.
"Você precisa conhecer a essência para criar uma festa de acordo com a expectativa. Não adianta organizar algo muito sofisticado se não vai agradar aos convidados, por exemplo".
"Você precisa achar algo que agrade desde o Atendente da recepção até o Presidente".
Por esse motivo, uma dica que: sempre faça um levantamento antes de ir às compras. Assim, você conhece a opinião de todos e sabe que pelo menos uma boa parte dos convidados vai sair da confraternização bem satisfeita.
A segunda coisa mais importante é o local onde a festa será realizada.
A escolha deve ser de fácil acesso e localização. Sempre visite o lugar antes.
"Foto de internet é sempre linda, maravilhosa, mas não vale.
Você tem que ir até lá, ver se o lugar é realmente bom.
E sempre verifique o número de pessoas que o lugar comporta.
Terceiro ponto importante é decidir os comes e bebes.
"Finger foods (comidinhas para comer com a mão mesmo) são uma ótima opção. São gostosos, agradáveis e você não precisa ir a uma mesa redonda com oito lugares para poder comer. O legal é todo mundo interagindo e não em panelinhas". E nada de cardápios muito elaborados, com exceção de festas fechadas, para um público selecionado.
Para calcular quanto de bebida e comida, fique atenta às dicas :
Uma garrafa de pró-seco ou de vinho, por exemplo, servem três pessoas e uma de wisky serve 20. Calcula uma garrafa de cerveja de 600 ml por pessoa.
Quanto à comida, reserve pelo menos 15 salgadinhos para cada um. Cada prato quente deve ter no mínimo de 300 gramas para servir bem os convidados.
Para o fim da festa, calcule em média seis docinhos para cada um.
Por último, e não menos importante, é saber como entreter os convidados.
"Entretenimento é o que faz as pessoas se conhecerem. Caso contrário, elas ficarão apenas conversando com conhecidos e não sairão da rodinha de sempre.
O objetivo do entretenimento é fazer com que as pessoas se aproximem, se divirtam, e não apenas comam nas festas".
Atualmente muitos artifícios podem ser feitos para entreter.
As festas temáticas como a melhor e mais divertida forma de se entreter os convidados.
"Nunca organize discursos muito longos, que mostrem metas da empresa, deixe isso para o trabalho".
Você pode convidar até um mágico. É só deixar a imaginação à solta.
E jamais se esqueça de sempre pesquisar todos os preços antes de fechar negócio, assim você não corre o risco de faltar grana para terminar todos os preparativos. Seguindo essas dicas, sua festa fica longe do fiasco.
E, melhor, certamente vira assunto no dia seguinte de trabalho!
Guia prático - como organizar uma festa
A festa é uma sequência de ações. Se você fizer um coquetel de duas horas, depois as pessoas não jantam.
Comece com bebidas sem álcool: sucos, refrigerantes, águas aromatizadas e sodas italianas são ótimas opções.
Depois inicie as bebidas alcoólicas: pró-seco, uísque, cerveja. É sempre importante lembrar que bebidas alcoólicas devem ser servidas com comidas frias, simultaneamente. Alimentando os convidados que estão bebendo você não corre o risco de ter alguém dando vexames.
O ideal é que o coquetel dure uma hora, no máximo uma hora e meia. Depois sirva os quentes e salgados. Aqui entra a dica dos ‘finger foods’.
Nesse meio tempo pode haver um breve discurso, se desejar.
Momento ideal para o Amigo Secreto (se houver), ou entrega de Presentes da Empresa.
Sempre proporcione um momento de música, seja DJ ou mesmo som ao vivo.
Ao final, sempre sirva um doce, mesmo que seja uma trufa.
E não se esqueça do café.
Não ter esse fechamento é como entregar um presente sem laço.
Amigo secreto da empresa
Por Cristiano Fukuyama*
Estamos entrando no mês de Dezembro e os agitos para as confraternizações de final de ano já começaram. Muita gente está agora preocupada com o lugar,
com a organização do churrasco, e claro, do famoso “amigo secreto”.
O que deveria ser apenas uma brincadeira de final de ano, acaba sendo um grande dilema: como se comportar na festa do amigo secreto da empresa e como
comprar um presente que seja agradável para a pessoa sorteada?
Embora a participação seja opcional, não participar pode criar um mal estar entre o pessoal, ainda mais considerando que “trabalho em equipe” e “coletividade” são condições bastante enfatizadas e cobradas no dia a dia profissional.
Portanto, você deve fazer um esforço para participar, superando qualquer obstáculo.
Depois do sorteio, geralmente feito em público ou por algumas pessoas, vem as reações.
Se a pessoa sorteada for uma amiga, melhor.
Se não for, nunca fica
bem fazer qualquer tipo de comentário com outras pessoas ou mesmo uma cara de desagrado. Não manifestar qualquer reação será parte do jogo.
Que presente comprar?
Para não errar na escolha do presente, um dos grandes trunfos é justamente fazer o possível para descobrir o perfil da pessoa
sorteada.
Alguém poderá dar detalhes dos seus gostos pessoais como hobbies, time do coração ou música favorita que poderão ajudar muito nas
suas compras.
Um bom conselho é evitar comprar um presente pensando em você e seus gostos pessoais.
Nem sempre o que você gosta é o
melhor presente para a outra pessoa. Embora presentes como CD, DVD, livros, bebidas, roupas e lembrancinhas que possam ser utilizados no ambiente de
trabalho sejam mais comuns, você pode extrapolar um preço básico estipulado para o presente, comprando algo mais pessoal.
Em todas as situações fique atento para não abusar do momento. Não se exalte em elogios e atos se seu amigo secreto for o seu chefe, por exemplo. Não
tente aproveitar a ocasião e passar a ser visto como um “puxa-saco” frente aos seus colegas. Também, se o sorteado estiver mais para “inimigo secreto” não use essa oportunidade para comprar um presente que a pessoa nunca irá usar.
Sei de um caso onde uma profissional ridicularizou uma colega comprando uma vassoura de bruxa. Totalmente desnecessário.
Outras recomendações devem ser feitas quanto à roupa que vestir para a festa, como evitar bebida em excesso, conversa não apropriada, mas se você ainda estiver montar a festa do Amigo Secreto na sua empresa, talvez seja interessante consultar um site que ajuda na organização e sorteio da brincadeira.
Você pode utilizar este Checklist coloque também o setor para que fique fácil se saber quem é seu "Amigo Secreto".
Boa Festa!
Adriani Gonçalves
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